おすすめのオンラインアシスタントを紹介します！

個人でも企業でも利用可能なオンラインアシスタントは、導入するだけでコア業務に集中できるようになり、生産性を向上させることができます。とくに人材不足に陥っている中小企業では導入すべきサービスです。

しかしそうは言っても、オンラインアシスタントサービスを提供する会社は多いため、決められずにいる方は多いでしょう。

そこでこの記事では、オンラインアシスタントの特徴やメリット、デメリット、選ぶときのポイントを紹介しています。

また、WEBアンケートをもとにおすすめのオンラインアシスタントサービスをご紹介しています。最後まで読むことによって自社でオンラインアシスタントを導入すべきかの判断ができるようになっているので、参考にしてみてください。

オンラインアシスタントとは、社外の人材がオンライン上でバックオフィス業務を中心に自社の業務をサポートしてくれるサービスのことです。依頼する際はオンラインアシスタントサービスの提供会社に問い合わせ、自社で任せたい業務にぴったりな人材を紹介してもらいます。

そして採用率が数パーセントという狭き門を潜り抜けた人材ばかりが在籍しているのがオンラインアシスタントです。どの会社を利用するにしても、基本的に任せたい業務の専門知識と高いスキルを有したアシスタントに依頼が可能であり、即戦力となる人材を確保できます。

大企業であれば多くの社員が在籍していることから、バックオフィスに該当する部門を設けて自社内で担えるだけの人員が揃っており、オンラインアシスタントを利用する機会は多くないでしょう。

反対にバックオフィス部門を設けるだけの人材が確保できていなかったり、時間や経費に余裕がなかったりする中小企業・ベンチャー企業なら、オンラインアシスタントは重宝します。

また、そんなオンラインアシスタントですが、依頼できる仕事内容はさまざまです。例えば経理・財務・法務・総務・秘書・人事・営業・マーケティング・SNS運用・英語などがあります。社内で必要となる業務ひとつひとつを請け負ってもらえ、数ある業務の中から自社で求める最適な人材に依頼することが可能です。

ただし、オンラインアシスタントは自社のコア業務ではなく、サポート業務を任せることが大半を占めます。そのため、重要度の高い業務は自社の正社員に任せ、重要度の低い業務をオンラインアシスタントに依頼するのが望ましい導入方法です。

コア業務に時間を割きたいにもかかわらず、他の業務に手を回さざるを得ない場合や必要なときにだけサポートしてもらいたい場合にも向いています。

いずれにしても、オンラインアシスタントを活用すれば優秀な人材を直接雇用せず、効率よく生産性を向上させることが可能です。もちろん個人事業主、大手企業で導入する場合にも同様のことが言えるため、今後も需要は高まっていくことが考えられます。

オンラインアシスタントは業務委託の1つの形態ですが、クラウドソーシング・アルバイト・派遣と混合されがちです。しかしそれぞれには明確な違いがあります。

クラウドソーシングとの違い

クラウドソーシングはインターネット上で公募を行い、不特定多数の個人や企業に業務を委託する形態です。オンラインアシスタントとは即戦力になる人材を確保できたり、採用コストが必要なくスピーディに導入できる点は変わりません。

しかしながら、クラウドソーシングは任せたい業務ごとに委託先を切り替えなければならず、委託する業務が多くなればその分複雑化しやすく管理が大変になります。一方、オンラインアシスタントは1つの委託先かつチームで依頼した業務を担ってくれるため、わざわざ委託先を増やす必要性がなく管理がしやすいです。

さらにオンラインアシスタントであればアシスタントのアサインや業務の進行管理も任せられるうえに、クラウドソーシングに比べて任せられる業務が多く、臨機応変に対応してもらえます。

とはいえ、クラウドソーシングは人気のあるサービスだと登録者数が百万単位を超えており、公募を行えば多くの人たちからすぐに応募してもらえる可能性が高いです。そのため簡単な作業の場合はオンラインアシスタントではなく、クラウドソーシングで発注したほうが最適と言えます。

アルバイトとの違い

オンラインアシスタントとアルバイトの最大の違いは、採用コストや教育コストなどの有無です。オンラインアシスタントは、すでにサービス提供会社で雇用されている人材に業務を依頼する方法のため、採用コストが発生しません。

アルバイトは自社で雇用しなければならず、採用時からコストを必要とします。また、オンラインアシスタントは初めから即戦力となる人材に依頼できるので教育コストも不要です。しかしアルバイトの場合はひとりひとりに研修を行い、戦力になるよう教育コストが発生します。

アルバイトだと費用面や時間面でそれなりのコストが必要になることは避けられない一方で、オンラインアシスタントは費用面や時間面のコストを最小限に抑えられるのです。

また、勤務時間や曜日に関しては柔軟に調整できることがアルバイトのメリットですが、繁忙期や閑散期に関係なく決まった日数で働いてもらう点においては、人員調整に柔軟性があるとは言えません。

オンラインアシスタントであれば自社の繁忙期と閑散期、それぞれの時期に必要とする分だけ業務を依頼できるため、人員調整に柔軟性があります。

派遣との違い

オンラインアシスタントと派遣の最大の違いは、現場での指示や業務内容を変更する指示の可不可です。派遣の場合、派遣会社と雇用形態を結んでいることから、業務の指示は派遣会社が行います。

派遣先の企業が指示を出せないわけではありませんが、雇用契約時にあらかじめ業務内容が決められているため、融通が利かないことのほうが多いです。

そんな中、オンラインアシスタントは柔軟に対応してもらえます。さらに派遣の場合は時期に関係なく、一定の人件費を派遣会社へ固定的に支払わなければなりませんが、オンラインアシスタントであれば必要に応じて人員を調整でき、人件費を最小限に抑えることが可能です。

オンラインアシスタントを利用する場合のメリットは5つあり、デメリットは2つです。

メリット1：人件費を削減できる

オンラインアシスタントの1つ目のメリットは、人件費を削減できる点です。企業によっては繁忙期と閑散期で業務量が異なることがありますよね。

直接雇用だと業務量に応じて人件費を変動させられない中、オンラインアシスタントなら必要なときに必要な分だけ、サービスを提供する会社に費用を支払うだけで済みます。時給換算だと割高に感じられますが、総合的に見ると人件費を削減できるのです。

メリット2：素早く人材を採用できる

オンラインアシスタントの2つ目のメリットは、素早く人材を採用できる点です。自社で直接雇用する場合、人材を募集するところから始まり、書類選考、一次面接、二次面接、企業によっては三次面接、四次面接と、多くのプロセスを踏んで採用へと至ります。

入社するまでには最低でも数週間から1ヶ月ほどかかり、すぐに業務を依頼したい場合に適していません。しかし、オンラインアシスタントであれば書類選考や面接などのプロセスを踏む必要がないため、すでに採用された即戦力の人材を素早く採用できます。

メリット3：コア業務に集中できる

オンラインアシスタントの3つ目のメリットは、コア業務に集中できる点です。とくに中小企業で社員1人が複数の業務を兼務している場合、オンラインアシスタントを導入すれば本務に集中できるようになります。

メリット4：専門知識が必要な業務も依頼できる

オンラインアシスタントの4つ目のメリットは、専門知識が必要な業務も依頼できる点です。例えばバックオフィスだと経理や財務といった業務は高度な専門知識を要します。

なかなか自社で良い人材が見つからない場合でもオンラインアシスタントを活用すれば、経理や財務などの高度な専門知識を必要とする業務も任せられます。高いクオリティで作業を行ってもらえるので、会社全体の生産性も今より向上するはずです。

メリット5：欠員時も人材を補充してくれる

オンラインアシスタントの5つ目のメリットは、欠員時も別の人材をスムーズに補充してくれる点です。直接雇用や派遣を問わずスタッフが体調不良、または事故により会社を休まざるを得ない日があります。

もちろんオンラインアシスタントも例外ではありません。しかしオンラインアシスタントは欠員が出た場合もサービス提供会社がスムーズに別の人員を確保してくれるため、業務の進捗に支障が出る恐れを回避できます。

デメリット1：通信環境と通信設備が必要となる

オンラインアシスタントの1つ目のデメリットは、通信環境と通信設備が必要である点です。そのため、自社内の通信環境が安定せず通信設備も不十分な場合、まずは環境を整えることから始めなければいけません。

インターネットを介して連絡を取ったりデータを共有することがオンラインアシスタントでは必要不可欠なので、通信環境と通信設備は必須です。

デメリット2：コミュニケーションツールに慣れる必要がある

オンラインアシスタントの2つ目のデメリットは、コミュニケーションツールに慣れる必要がある点です。多くの企業で利用されているツールとしては下記が挙げられます。

・Chatwork
・Google Drive
・Slack
・ZOOM

オンラインアシスタントは出社するのではなく、在宅勤務で上記のようなツールを使用して依頼先の企業とやり取りします。

よって自社内でコミュニケーションツールを積極的に導入していなかったり使用頻度が少なかったりする場合は、ツールに慣れるまで時間がかかることでしょう。オンラインアシスタントを導入する前に、コミュニケーションツールに慣れておくことが理想です。

オンラインアシスタントを導入する際は以下の流れで進んでいきます。

1.公式サイトから問い合わせる
2.利用プランを決定して契約する
3.キックオフを行い業務を開始する

問い合わせから業務を開始するまで、全てオンラインで完結します。

STEP1：公式サイトから問い合わせる

オンラインアシスタントを導入する際、まずは気になるサービス提供会社の公式サイトから電話もしくはお問い合わせフォームで問い合わせます。

資料請求できる場合は、一緒に取り寄せておきましょう。また、サービス提供会社によっては無料トライアル期間を設けている場合があり、上手く活用すればオンラインアシスタントを導入する判断基準になります。

また、問い合わせの段階で、担当者から依頼したい業務内容や人材スキルをヒアリングされることも多いです。

STEP2：利用プランを決定して契約する

問い合わせ後は、話した内容を基に担当者より最適な利用プランを提案されるため、内容に問題がなければそのまま秘密保持契約をサービス提供会社と交わします。

利用プランの入金は契約後となり、契約前に入金を必要とするケースは基本的にありません。加えて毎月料金を支払うことが手間だと感じる場合、サービス提供会社によっては一括支払いにも対応してもらえます。

さらに契約方法には、あらかじめ期間を指定できる有期契約と自動更新型の契約の2種類があることを覚えておきましょう。

STEP3：キックオフを行い業務を開始する

契約と入金が済むと、実際に業務を依頼するアシスタントとキックオフを行います。ビジネスの場面でのキックオフとは、プロジェクトを開始するといった意味で用いられる言葉です。

このキックオフでは、アシスタントとWEB面談で稼働時間と業務内容の打ち合わせに入ります。もし、すぐにでも業務に取り掛かってもらいたい場合はWEB面談後に依頼することも可能です。

ここまでオンラインアシスタントサービスのメリット・デメリットやサービスを導入する流れ等について解説させていただきましたが、実際にオンラインサービスを利用する場合、どのようなポイントを重視してサービスを決めればいいのか、迷われている方も多いのではないでしょうか？

今回はそんな悩みをもつ方のために、オンラインアシスタントサービスを選ぶ際に、もっとも重視したいポイントについてアンケート調査を行いました。どんな回答となったのか、詳細を見てみましょう。

1位となったのは「料金」で、31%の方々が選んでいました。経費の大部分を占める人件費。人件費を少しでもカットしつつ、業務を効率化し成果を上げたいというのが企業の本音。サービスを利用する上でも、料金をもっとも重視したいと考えている人が多いようです。

2位となったのは「対応できる業務範囲」で、25%の方々が選んでいました。企業によって必要な人材は千差万別。事務作業や経理・営業サポートといった、幅広い業務に対応できるアシスタントがいるサービスを選びたいですよね。こちらも注目すべきポイントのひとつだといえます。

僅差で3位になったのは「オンラインアシスタントの実績」で、24%の方が選んでいました。せっかくオンラインアシスタントを採用するなら、少しでも優秀な人材が欲しいものです。人材の質と直結する「オンラインアシスタントの実績」を重視して選ぶという方も多いようです。

同率4位は「スタッフの採用基準」「口コミや評判」で、10％の方々に選ばれていました。即戦力となりうる人材を確実に確保するために、「スタッフの採用基準」、サービスの「口コミや評判」が気になるという方もいらっしゃるようでした。

アンケートの結果は以上となりますが、オンラインアシスタントサービスを選ぶにあたって、参考になる内容であったなら幸いです。当サイトでは、低価格かつ対応が丁寧なオンラインアシスタントサービスを提供している会社も紹介しています。質のいいサービスを提供している会社を選びましょう。

次の見出しでは、オンラインアシスタントサービスを選ぶ時のポイントについて、さらに詳しくポイントを押さえてアドバイスさせていただきますので、ぜひ参考になさってください。

オンラインアシスタントサービスを提供する会社は少なくとも40社以上存在します。当然それだけの会社が存在するため、依頼できる業務内容や料金も多種多様です。

オンラインアシスタントの導入を考えている方は、以下で紹介する5つのポイントを抑えることで利用すべき会社を絞り込めます。

依頼可能な業務の豊富さ

オンラインアシスタントサービスを選ぶ際、まず確認すべきことは依頼可能な業務の豊富さです。オンラインアシスタントは提供会社によって依頼できる業務内容が異なります。
どの会社もバックオフィス業務を中心に提供しているものの、バックオフィスの中でも一部にのみ対応していることは少なくありません。依頼したい業務が1つや2つで明確に決まっている場合は、その分野に特化した会社に依頼するほうが、より高いクオリティで作業を行ってもらえるでしょう。

しかし多岐にわたって対応が可能な会社であれば、追加で依頼したい業務も対応してもらえます。また一から探す手間も省くことができ、管理もしやすくなります。

スタッフの採用基準の高さ

スタッフの採用基準の高さも、オンラインアシスタントサービスを選ぶうえでは欠かせません。なぜなら、採用基準が高ければ高いほどより優秀な人材のみが在籍している可能性が高く、依頼すれば即戦力となりやすいからです。

どのような点を重視して採用しているのかが記載されていれば信頼でき、少なくとも倍率が数十倍から100倍の会社を選べば失敗したと感じることもないはずです。

実績の多さ

オンラインアシスタントサービスを選ぶ際は、実績の多さも確認しておくことをおすすめします。実績が多い会社であれば顧客からの満足度をそれだけ得ている証拠であり、ノウハウも蓄積されています。

自社で導入する際もこれまで個人・法人を対応する中で培ってきたノウハウを用いて対応してくれるはずなので、質の高いサービスを受けられることは間違いありません。

料金プランの多さ

オンラインアシスタントサービスを選ぶ際、料金プランの多さも確認しましょう。一般的には期間を指定できる有期契約と自動更新型の契約の2種類を用意している会社がほとんど。しかし会社によっては自動更新でしか対応してもらえない場合もあるため、料金プランは必ず確認すべき項目です。

中には有期契約と自動更新型の契約以外にも、1～2時間単位で契約可能な会社も存在します。初めて導入する場合や単発的に依頼したい場合は、そういった柔軟な料金プランを提供する会社もおすすめです。

オンラインアシスタントは無駄な人件費を削減でき、素早く即戦力となる人材を確保できるため、とくに中小企業で導入すれば重宝することでしょう。

とはいえ、オンラインアシスタントサービスを提供する会社は40社以上あります。なるべく失敗しないよう自社で導入する際は、

・依頼可能な業務の豊富さ
・スタッフの採用基準の高さ
・実績の多さ
・料金プランの多さ

以上4つのポイントを最低限は抑えるようにしてください。そこから絞り込み吟味して選ぶことで、きっと自社に最適なオンラインアシスタントサービスが見つかるはずです。