オンラインアシスタントサービス導入までの大まかな流れをチェック!
オンラインアシスタントとは、インターネットを利用して企業の業務を委託できるサービスです。総務や経理などさまざまな業務のサポートをしてくれます。本記事では、オンラインアシスタントサービス導入の流れや料金相場、導入前にどのような準備が必要かについて解説するので、サービスの導入を検討している方はぜひ参考にしてください。
オンラインアシスタントサービス導入までの大まかな流れ
非常に便利なオンラインアシスタントサービスですが、導入までの流れはどのようになっているのでしょうか。ここでは、大まかな流れを解説します。
業務仕分け
まずは、オンラインアシスタントサービスを利用してどのような業務を依頼するのかを決めます。生産性の低いものや、社外の人にやり方を教えやすいものを選びましょう。また、新たに業務として加えたいもののやり方がよく分からないという仕事も、オンラインアシスタントサービスの利用に適しています。このようにして依頼したい業務をリストアップし、優先度の高い業務を依頼しましょう。
申し込み
どの業務を依頼するのかが決まったら、申し込みを行います。ほとんどの場合は、提携企業のホームページから申し込むことができます。その際、業務にどのくらいの時間がかかっていて、どのくらいの数のアシスタントに何時間程度仕事をしてもらいたいのかなどを記入しておくと、その後の流れがスムーズになります。
打ち合わせ
業務の内容について、具体的にどのようなことをするのかの打ち合わせをします。メールのみの場合もあれば、担当者と直接会って行うこともあります。
トライアル
オンラインアシスタントサービスの中には、トライアルが可能なものもあります。その場合は、積極的に利用しましょう。サービスを利用し、会社の業務を頼んだとしても、必ずしも思うような結果が出るというわけではありません。実際に試してみてから、その後の調整が必要になります。
サービスの利用開始
トライアルが終わったら、本格的なサービスの利用となります。スムーズに業務が進むよう、依頼する仕事の内容をまとめておきましょう。また、利用開始後に生じた変更点にもしっかりと対応してくれることがほとんどですので、何かあれば積極的に相談してください。
オンラインアシスタントの料金相場
オンラインアシスタントサービスは、無料で利用することはできません。サービスによって異なりますが、料金が発生します。ここでは、料金相場について解説します。
月額制
依頼する仕事の量に関係なく、毎月一定の金額を支払います。少ししか依頼しなくても、決められた金額を支払わなければなりませんが、あらかじめ設定された上限時間まではサービスを受けることができます。月数時間から数十時間までさまざまであり、会社によって金額も異なりますが、月20~30時間で10万円代が相場です。サービスを長い期間契約すれば、料金が割引となる場合もあります。
時間制
アシスタントが働いた時間によって料金が変動します。1時間あたり数千円から数万円となっています。依頼する業務の量によっては料金が割高になってしまう点に注意が必要です。
タスク制
タスクの量によって料金が変わります。メリットは、依頼する業務によって詳細に費用を調整できることです。1件当たり数百円からとなっています。
オンラインアシスタント導入前にするべき準備
オンラインアシスタントサービスは、利用したいと思ったらすぐに始めるというものではありません。導入する前に準備する必要があります。ここでは、具体的に何を準備しなければならないのかを解説します。
通信環境の整備
オンラインアシスタントサービスは、インターネットを利用して業務を依頼するため、通信環境をしっかりと整備しておかなければなりません。加えて、オンライン会議システムを導入しておくと、より効率よく業務委託を進めることができます。
連絡ツールの導入
オンラインアシスタントサービスでは、ビジネスチャットツールが導入する必要があるケースが多いようです。SlackやChatworkといったツールがあり、それぞれ使い方が少し異なります。そのため、事前に自社の社員に使い方を知っておいてもらう必要があります。
業務手順書の作成
依頼する業務の手順を整理し、文書化しておきましょう。どのような流れで仕事に取り組めばいいのかをオンラインアシスタントに伝えておくことで、スムーズに業務委託を進めることができます。
複数の会社を比較
オンラインアシスタントサービスは、会社によって料金が異なります。そのため、導入前に複数の会社を比較し、納得のいくサービスを受けることができるかの確認をしておきましょう。そうすることで、無駄なくサービスを利用し、費用負担を抑えることができます。
まとめ
本記事では、オンラインアシスタントサービスの導入までの流れや料金相場に加え、導入前にしておく必要がある準備について解説しました。料金については、サービスを提供している会社によって異なるため、事前に調査をした上で仕事を依頼しましょう。また、事前準備も重要であるため、導入前には忘れずに準備を済ませておいてください。本記事がこれからオンラインアシスタントサービスを利用して業務を委託したいと考えている方の役に立てれば幸いです。