オンラインアシスタントとは？導入するメリット・デメリットをチェック！

リモートワークが主流になってきた昨今、社会に浸透してきたオンラインアシスタントですが、実際はどんなサービスなのか分からず、自社で導入するべきか検討中の企業もあるのではないでしょうか。本記事では、オンラインアシスタントとはどのような仕事なのか、オンラインアシスタントを導入するメリット・デメリットと合わせてご紹介します。

オンラインアシスタントとは？

業務のサポートをオンライン上で社外の人材に依頼できるアウトソーシングサービスが、オンラインアシスタントです。基本的な事務作業から、スキルの必要な作業まで、即戦力となる人材にサポートを依頼することが可能です。優秀なアシスタントがいれば、重要な仕事に専念できます。

■オンラインアシスタントの業務内容

一般事務、経理、財務、人事、総務、秘書など、企業に必要な多岐に渡る業務をオンラインアシスタントへ依頼することが可能です。企業にとってコアとなる業務をスムーズに遂行するためのサポートを、すべて網羅しているといっても過言ではありません。

スケジュール管理や経費精算などの通常業務で手が回っていない部分をサポートしてもらうことが可能です。さらには、通訳業務や会計業務やWEB制作関連業務など専門のスキルを有するオンラインアシスタントが在籍する会社もありますので、自社の必要な業務に応じてサービスを探してみるとよいでしょう。

オンラインアシスタントを導入するメリット

では、オンラインアシスタントの導入にはどのようなメリットがあるのでしょうか。

■人件費の削減

オンラインアシスタントの相場は、時給2,000円〜4,000円程度と、派遣やアルバイトで事務職員を雇用するよりは若干割高に感じるかもしれません。しかし、必要な業務だけを絞って依頼できるので、予算を無駄にすることなく発注できます。

また、オンライン上で業務を完了させるため、パソコンやデスク、椅子などの設備の準備も不要です。すでにスキルと知識を持った人に仕事を依頼できるので、社内で人材の育成することなく、業務を開始してもらえることも魅力的なポイントといえるでしょう。

■専門知識が必要な業務を必要期間依頼可能

ECサイトの作成や期間限定の翻訳業務など、一定の期間だけ必要な業務に関して、必要な期間に応じて依頼できることは、オンラインアシスタントの大きなメリットです。長期間必要になる業務でない場合は、自社で人材を雇い入れるよりも、専門知識に特化した人材を短期間契約できるので、生産性が大きく上昇します。

■採用コストの削減

人材の採用には、募集から選考、採用まで、費用的にも時間的にも多くのコストがかかっているのをご存知でしょうか。オンラインアシスタントは、マッチングが合えば最短4日程度で勤務開始してもらうことが可能のため、採用にかかる時間も削減できます。

また、担当が変さらになる場合も、すぐに代わりの人材を補充してもらうことが可能です。さらに、求人広告にかかる費用も不要なので、採用コストの削減に役立ちます。

オンラインアシスタントを導入するデメリット

では、オンラインで業務を依頼することのデメリットはどのようなことが挙げられるでしょうか。

■オンラインシステムの導入が必要

オンライン上ですべての仕事を完結させる必要があるため、オンラインアシスタントへ仕事を頼む際は、すぐに連絡の取れるツールや、データの共有システムが必須となります。社内で連絡ツールや共有システムを採用していない場合は、ChatworkやZoomなどの連絡ツールや、GoogleDriveなどの共有フォルダなどのシステムを導入し、事前に扱いに慣れておく必要があります。

■作業の棚卸しが必要

実際に出社するアシスタントに業務をお願いする場合は、少しやんわりとした指示内容でも理解してもらえることが多いでしょう。しかし、リモートですべての指示出しを行う必要のあるオンラインアシスタントへ仕事の依頼は、より的確な指示が必要となります。

仕事の依頼前に、依頼したい作業をしっかりと棚卸しておきましょう。仕事内容の棚卸しのための時間と労力は必要になりますが、しっかりと作業内容をまとめておくことが、後のコミュニケーションをスムーズにします。さらに、不要な作業や無駄な人件費の削減にもつながりますので、決して無駄な作業ではありません。

■コミュニケーションが困難

オンラインでのコミュニケーションに慣れるまでは、不安がある方も多いです。出社しているアシスタントに通るようなあやふやな指示がオンラインでは通らないことに、違和感がある可能性も考えられるでしょう。さらに、オンラインアシスタント側のトラブルにも、顔を見て気づくことができません。とくにはじめのうちは、オンラインだからこそ、連絡ツールを使って多めにコミュニケーションをとる必要があるでしょう。

オンラインアシスタントへ依頼できる仕事内容やメリット・デメリットをご紹介しました。オンラインアシスタントは、企業や個人事業主の生産性を上げるために、必要とする業務のサポートだけを必要な期間だけ依頼できる、効率的なサービスです。人件費や採用費用も大幅に削減できるので、コスト削減に悩んでいる企業も、導入を検討してみてはいかがでしょうか。オンラインアシスタントを活用して、業務の効率化や、ビジネスの生産性の向上に役立てましょう。

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