オンラインアシスタントサービスの選び方！導入事例と合わせて解説

コア業務に専念したい企業や、人件費などの経費を削減したいと考えている企業におすすめできるのが、オンラインアシスタントサービスです。今回の記事では、オンラインアシスタントの選び方、選ぶステップ、導入事例を紹介します。何となく興味を持っている人や、サービス内容を知りたい人は、まず目を通してみましょう。

オンラインアシスタントの選び方

どのような人材に担当してもらっても、一定のクオリティが保証されていることが大切です。不安材料を解消しましょう。

対応業務の専門性で選ぶ

対応しているだけではなく、これまでに実績があるかどうかも確認しましょう。そこでの評価も参考にしてください。

依頼するアシスタントの採用基準で選ぶ

スタッフの採用基準が高いと安心できます。スタッフのレベルに違いがあると、クオリティが一定に保たれません。社内スタッフの負担が増加してしまうので、どのような人材が採用されているのか確認しましょう。

価格や予算設定から選ぶ

毎月同じ業務を依頼する場合は、月額料金タイプを選択しましょう。繁忙期だけスポット的にサポートを依頼したいときは、従量課金タイプがおすすめです。

BPOサービスのシェアから大手を選ぶ

迷ったときは大手のサービスを利用しましょう。その理由は、マニュアルやサポート体制が整備されているからです。クオリティも一定に保たれているので、大手のサービスも選択肢に入れてください。

オンラインアシスタントを選ぶステップ

最初から1社に絞るのではなく、複数の候補を選定しましょう。サービス内容や料金体系を比較することで、総合的に判断できるようになります。

依頼する業務を選ぶ

オンラインアシスタントを選択する前に、自社のどの業務を依頼するのか決定しなければいけません。その部分を曖昧にしないようにしましょう。自社が依頼する業務が決定した後に、複数のオンラインアシスタントを比較します。

この際、最初から1つの業者に絞ることはやめましょう。その理由は、オンラインアシスタントの得意分野や不得意分野がそれぞれ異なるからです。少なくても2～3社をピックアップするようにしてください。

対応業務の範囲や人材の質を確認する

自社が依頼したい業務に対応しているか、自社のニーズにマッチするか、強みや実績の有無を確認します。まず、自社が依頼したい業務に対応していなければいけません。こちらは大前提となるので最初に確認しましょう。次に、自社のニーズを明確にすることで、ニーズにマッチしているのか確認できます。

たとえば、バイリンガル人材に対応したサービスを提供してほしい、オンラインでもオフラインでも対応してほしいなどを明確にしましょう。最後に、強みや実績が記載されていると安心感に繋がります。オンラインアシスタントを導入して失敗したいと思っている企業は存在しないので、少なくとも安心感を与えてくれるところを選択しましょう。

料金体系

こちらでは、プラン、追加費用、最低契約期間などを確認します。プランの数が多ければ、サービス内容が優れているというわけではありません。あくまで、自社のニーズにマッチしているかどうかが重要です。また、可能であれば柔軟に対応してくれるかどうかも確認しましょう。

セキュリティ対策

ほとんどの業務でインターネット環境を利用します。情報漏洩を防止するためにも、セキュリティ対策も確認しましょう。実績の長さや口コミの評価だけではなく、公式サイトで具体的な説明を記載している場合は、きちんと取り組んでいることが分かります。

オンラインアシスタントの導入事例

これまで多くの企業で、オンラインアシスタントを導入しています。

SNS運用サポート業務

業務内容はSNS投稿記事制作になります。対応業務範囲は、ネタ探し、画像作成、記事作成です。社内スタッフはコア業務に集中できるようになりました。また、納品スピードが速いので、すぐに記事をSNSにアップして反響を確認できるメリットもあります。

企業側は、問い合わせのリマインドに対応する手間がありますが、指揮命令権が無いのでマネジメントする必要がありません。そのため、時間を有効に活用できるでしょう。

動画編集サポート業務

業務内容は動画編集になります。自社で専門的なスキルを保有している人材がいないときは、サービスを利用しましょう。対応業務範囲は、素材動画のカット、テロップ作成、音声調整、レンダリングです。

こちらの業務を遂行するときは10時間以上の所要時間がかかるのが一般的だと思っていましたが、10時間以内で業務を遂行してもらえたので、時間も費用も削減できました。また、専門的な知識を保有している人材が担当したので、ハイクオリティな仕上がりに企業の満足度も高くなっています。

まとめ

企業は慢性的な人手不足の状態なので、社内スタッフの負担が増加しています。このような状態を継続していると、社内スタッフの満足度は向上しません。そこで、社内スタッフが本来の業務に専念できるように体制を整えましょう。オンラインアシスタントでは、優秀な人材が幅広い業務内容に対応しています。自社に専門性の高い人材が在籍していなくても、まったく問題ありません。

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