オンラインアシスタントを導入するまでの大まかな流れをチェック！

オンラインアシスタントは、オンライン上でメイン業務をサポートしてくれるサービスです。バックオフィス業務全般を得意としており、一般事務を基本に、スタッフによっては経理やWebデザインなどの専門性の高い業務にも対応している場合があります。今回はそんなオンラインアシスタントを導入するまでの大まかな流れをご紹介します。

そもそも「オンラインアシスタント」とは？

オンラインアシスタントは、オンラインを通して企業のメイン業務が円滑に進むようサポートするサービスです。バックオフィス業務全般を網羅しており、オンラインアシスタント事業者にもよりますが、主に一般事務、経理、人事、総務などを担当します。一般事務では資料作成、リサーチ、窓口業務、データ入力、ファイリングなどを行います。

経理では伝票管理、経費精算、請求書発行、各種支払い、振込管理、給与計算、年末調整などを行います。人事では求人広告の管理や出稿、セミナー用資料の作成、面接スケジュール調整、面接会場の手配、入社書類の作成、勤怠管理などの採用に関わるサポートや雇用している人材の管理に関わる業務を行います。総務ではアポイント調整、スケジュール管理、会議室の予約、電話・メール対応、書類作成、交通機関や宿泊先などの手配、イベントサポート、備品管理などの業務を行います。

また、マーケティングや企業ブランディングに欠かせないWeb媒体の運用などの業務に対応している場合もあります。たとえばバナー作成やECサイトの運用、ブログ記事更新、企業の公式アカウントをもつインスタグラムやTwitterの運用、Webサイトの運用などがあたります。

オンラインアシスタントを導入するまでの大まかな流れ

オンラインアシスタント導入時には、まずどの業務を外注し、どの業務を社内で継続して行うかの仕分けをすることから始めることをおすすめします。業務をリスト化し、アウトソーシングする業務を決めます。社員や会社全体の生産性に寄与しない業務、社外の人に比較的簡単にやり方を教えられる業務、重要性は高くないものの必要な業務、単純でありながら時間がかかってしまう業務などがアウトソーシングする業務の候補です。

アウトソーシングしたいタスクリストが完成したら、優先順位の高い作業からアウトソーシングしましょう。依頼するタスク内容がかたまったら、それぞれのタスクの頻度と納期を決めます。業務の発生頻度を明確にすることで、スケジュールを組みやすくなります。

次に業務プロセスを作成します。作業手順のわかるドキュメントや動画などがあれば、業務に対する理解がスムーズになります。タスクの手順を箇条書きにする程度でも問題ありません。オンラインアシスタントに任せるタスクが決まったら、どこのオンラインアシスタントサービスと契約するか選定します。事業者によって仕組みやカバーしている業務の領域、契約期間や違約金、時間繰越制度の有無など各種ルールが異なるため、あらかじめ決めておいたアウトソーシングしたいタスクに対応可能なサービスを選び、そこから契約内容、コスト面などで判断するとよいでしょう。

オンラインアシスタントサービスも決定し、業務開始日が決まったら、すぐに仕事に取り掛かってもらえるよう仕事に必要なツールを勤務初日前に揃えておきます。安定した通信環境の準備と、オンラインアシスタントとのコミュニケーションに用いるツールのインストールは不可欠です。オンラインアシスタントに実際に業務を始めてもらう前に、最終的なオンボーディング（受け入れ）準備を行います。

最初のミーティングに備え、タスクリスト、業務スケジュール、コミュニケーション方法を記載した職務説明書を用意します。自社で使うメールやSNS、経理ソフトにアクセスする必要がある場合はログイン情報も記載します。ミーティング時にはタスクごとの進捗報告先、一緒に仕事するスタッフ、定期ミーティングの有無などを伝えます。お互いに安心して協力関係を構築するためにも、仕事が軌道にのるまではタスクの進捗確認と品質確認、定期的なフィードバックなどを行うとよいでしょう。

オンラインアシスタント導入時の注意点

オンラインアシスタント導入時の注意点として次の3つ挙げられます。

1つめは通信環境を整えることです。オンラインアシスタントは名前の通り、オンラインでコミュニケーションを行います。Webビデオ会議システムやメール、SNS、ビジネスチャットツールなどです。快適で安定した通信を行える通信環境を整え、オンラインアシスタントとのコミュニケーションをとるためのプラットフォームを用意し、ツールの操作方法にも慣れておくとよいでしょう。

主なWebビデオ会議システムには、ZoomやMicrosoftTeams、Skypeなどが、ビジネスチャットツールとして代表的なものにはChatworkとSlackが挙げられます。Web会議システムやビジネスチャットツールに何を採用するかは、求めている機能を搭載していること、セキュリティ面に問題がないこと、インストールするPCがツールの要求するスペックを満たしていることなどをチェックし、最適なツールを選ぶことが大切です。

2つめの注意点は秘密保持を図ることです。オンラインアシスタントは基本的に会社の外で仕事を行うため、アシスタントに任せる仕事に含まれる情報は、機密情報なども含めて外部に流出することになります。秘密保持をはかるため、オンラインアシスタントとは守秘義務契約を締結しておくと安心です。セキュリティや情報の扱い方などの講習をしているサービス会社に依頼し、アシスタントにセキュリティの正しい知識があるかチェックを行うことも有効です。

3つめの注意点は急ぎの仕事には対応できない可能性があることです。オンラインアイスタントの大半は、複数の仕事を同時に請け負った状態です。そのため、納期が短い仕事には対応できないこともあることを留意しておく必要があります。

まとめ

オンラインアシスタントを導入するまでの大まかな流れをご紹介しました。オンラインアシスタントは、オンラインを介してバックオフィス業務全般を請け負ってくれるサービスです。初出勤から即戦力が期待できるため、人手不足な企業にとって魅力的なサービスです。オンラインアシスタントを導入する際にはアウトソーシングする業務を明確化し、タスクの手順書をあらかじめ用意しておくと指示がスムーズになります。快適で安定した通信環境を準備し、コミュニケーションツールを用意しておくことも欠かせません。また、情報漏洩リスクを避けるため事前に守秘義務契約を締結しておくことも大切です。

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